Quelles sont les démarches pour obtenir une copie de son dossier auprès de sa compagnie d’assurance? Que faire en cas de refus?

Présenter une demande d’accès à l’information à votre assureur

Tout d’abord, la personne qui désire obtenir des documents dans son dossier doit en faire la demande en vertu de la Loi :

Toute personne qui exploite une entreprise et détient un dossier sur autrui doit, à la demande de la personne concernée, lui en confirmer l’existence et lui donner communication des renseignements personnels la concernant.

Il est important de spécifier dans votre demande chaque document pour lequel vous désirez en obtenir la copie. À titre d’exemple, voici quelques documents qui peuvent faire l’objet d’une demande de communication:

• Notes informatiques;
• Courriels internes;
• Formulaire d’adhésion;
• Enregistrement de conversations téléphoniques;
• Etc.

Refus de communication de votre assureur

Quand survient un conflit avec son assureur, il peut s’avérer difficile d’obtenir une copie de son dossier.

En effet, la Loi prévoit que la compagnie d’assurance pourra refuser de communiquer à une personne un renseignement personnel qui la concerne lorsque cette divulgation peut risquer :

1°  de nuire à une enquête menée par son service de sécurité interne ayant pour objet de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions à la loi ou, pour son compte, par un service externe ayant le même objet ou un titulaire de permis d’agence de gardiennage ou d’agence d’investigation délivré conformément à la Loi sur la sécurité privée;

2°  d’avoir un effet sur une procédure judiciaire dans laquelle l’une ou l’autre de ces personnes a un intérêt.

Maintenant, quels sont vos recours en cas de refus de votre assureur de vous fournir les documents demandés?

Contestation de la décision de votre compagnie d’assurance

En cas de refus, vous pouvez contester la décision qui a été émise sur la demande d’accès à l’information.

La Commission d’accès à l’information (ci-après la « Commission ») évaluera les 4 critères suivants afin de déterminer si vous avez droit ou non d’avoir accès aux documents demandés. Ce test doit être effectué pour chacun des documents demandés dans votre demande d’accès à l’information et non d’une manière globale.

S’agit-il d’un renseignement personnel?

Premièrement, la Commission examinera s’il s’agit d’un renseignement personnel concernant la personne qui fait la demande de communication.

Dans le cas d’une police d’assurance conjointe, nous vous recommandons de faire une demande conjointe d’accès à l’information afin d’éviter un refus au motif que certaines informations ne vous concernent pas. En effet, ce droit ne s’étend pas aux renseignements personnels au sujet d’autres personnes ou à des renseignements qui ne sont pas personnels.

Voici quelques exemples de refus pour ce motif :

• Courriels échangés entre les employés de l’entreprise;
• Notes informatiques relatant certains gestes posés par eux : réception de courrier ou de procédures, rédaction de documents, conversations avec d’autres personnes que les demandeurs.

Y a-t-il une procédure judiciaire intentée?

Deuxièmement, la Commission examinera si le refus est en lien avec une procédure judiciaire en cours ou qui sera intentée.

Nous vous invitons donc à éviter de verbaliser votre intention de contester ou d’intenter des procédures judiciaires à l’encontre de votre assureur, car ce geste peut motiver son refus de transmettre des documents. Entre autres, l’envoi d’une mise en demeure peut lui servir pour démontrer le risque de procédure judiciaire.

Quel sera l’impact sur la procédure judiciaire?

Troisièmement, l’organisme qui refuse de transmettre les documents a le fardeau de prouver que la divulgation pourrait avoir un impact sur la procédure judiciaire.

En règle générale, si le document demandé n’a pas de risque d’influence dans la procédure judiciaire, le demandeur devrait y avoir accès, conformément aux autres critères.

Évaluation de la demande au moment du refus

Finalement, le risque de procédure judiciaire doit être évalué en fonction des éléments au dossier au moment du refus afin de déterminer si cette dernière était fondée ou non à ce moment précis.

Veuillez noter qu’une décision de votre compagnie d’assurance refusant de vous fournir les documents n’est pas fatale. En effet, le juge qui entendra le recours contre votre assureur, que ce soit un juge de la Cour du Québec ou de la Cour supérieure, pourra ordonner la production des documents et ce, même si vous n’avez pas eu accès à ces documents en vertu de votre demande d’accès à l’information.

N’hésitez pas à contacter notre cabinet pour tout litige contre votre compagnie d’assurance.

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